Submission of Agenda Items 1.02

BOF 1.02 
1 
 
BOARD OF FINANCE 
POLICY REGARDING SUBMISSION OF AGENDA ITEMS 
 
 
The Board of Finance agenda is typically issued one (1) week before the meeting. Agenda items 
and supporting documentation should be sent to the Board of Finance Secretary by noon on 
Monday one week prior to the meeting date.   For a list of Board of Finance meetings, please 
check the annual schedule which is posted with the Town Clerk’s office. 
Many Board of Finance agenda items are submitted through the Board of Selectmen after their 
review and approval.  Budget account transfers, funding appropriations and new project 
requests all require Board of Selectmen approval before moving on to the Board of Finance for 
review and approval.  Therefore, these types of requests must be to the Board of Selectman’s 
secretary by noon on the Wednesday prior to their meeting to ensure they are ready for the 
monthly Board of Finance’s monthly meeting for review and possible action. 
On the rare occasion that a late agenda submission is unavoidable, the Board of Finance may 
vote to add the item to the regular meeting agenda or defer the item to the next scheduled 
meeting. The request to add the item to the agenda must be accompanied by an explanation as 
to why the submission was late. Please note that State Statute Section 1‐225 (c) requires an 
affirmative vote of2/3 of the Board members present.  
If there is a need to provide additional information to the Board after the agenda has been 
sent, please send or give it to the Board of Finance Secretary. Do not distribute the information 
to the members prior to the start of the meeting as this does not allow for review of the 
information.  
If you are requested to provide additional information by the Board, please send that 
information to the Board of Finance secretary who will distribute the information to the 
members. Do not send the information directly to the Board of Finance members.  
 
 
Adopted:  
May 18, 2016 
Revised: 
January 11, 2023